Gudang merupakan suatu fasilitas yang berfungsi sebagai lokasi penyaluran barang dari supplier (pemasok), sampai ke end user (pengguna). Dalam praktik operasional setiap perusahaan cenderung memiliki suatu ketidakpastian akan permintaan. Hal ini mendorong timbulnya kebijakan dari perusahaan untuk melakukan sistem persediaan (inventory) agar permintaan dapat diantisipasi dengan cermat. Dengan adanya kebijakan mengenai inventory ini mendorong perusahaan untuk menyediakan fasilitas gudang sebagai tempat untuk menyimpan barang inventory.
7 Tips Mengelola Stok Barang
Manajemen barang di gudang jika disederhanakan memang berupa tempat menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang dari suatu perusahaan. Ada beberapa trik khusus yang perlu Anda perhatikan agar manajemen barang di gudang ini dapat dilakukan dengan mudah seperti berikut:
- Memiliki Gudang Penyimpanan
Ketika Anda ingin mengatur dan mengelola stok barang di gudang, pastikan Anda sudah menyiapkan tempat khusus untuk menyimpan stok barang Anda tersebut. Meskipun bisnis Anda terbilang masih cukup kecil, sebaiknya Anda sudah mempersiapkan tempat khusus tersebut untuk menimbun stok barang tersebut. Anda bisa menggunakan sebuah etalase, rak gudang, dan juga memanfaatkan barang bekas seperti kardus untuk menyimpan persediaan barang dagangan Anda.
- Mempersiapkan Data Seakurat Mungkin
Poin utama yang pastinya akan Anda gunakan dan butuhkan di dalam semua hal yang berkaitan dengan manajemen tentunya data seakurat mungkin. Ketika Anda ingin memulai untuk mengelola stok barang di gudang, pastikan Anda sudah menugaskan satu orang khusus yang bertanggung jawab dalam melakukan segala jenis pencatatannya, seperti mencatat stok yang masuk dan keluar. Dalam hal mengumpulkan data, seseorang yang bertanggung jawab mencatat, Ia juga bisa dibantu dengan sebuah program pendukung agar pencatatan yang dihasilkan lebih akurat.
- Membuat Forecast Persediaan
Langkah selanjutnya yang harus Anda lakukan adalah membuat forecast atau perkiraan persediaan stok barang berupa berapa jumlah persediaan yang dibutuhkan pada periode ini. Hal ini bukan tahap yang mudah bila Anda memiliki penjualan produk dengan jenis yang bermacam-macam.
Perhitungan ini akan menjadi mudah jika bisnis Anda dibantu dengan sebuah sistem manajemen penjualan dan inventaris yang terpadu, seperti milik Jurnal dari Mekari. Melalui sistem ini Anda bisa membuat manajemen stok Anda secara ringkas dan lengkap, mulai dari pengurangan, penambahan, dan pemindahan stock dapat dikontrol dengan lebih baik.
4. Memberikan Kode di Setiap Barang Anda
Pemberian kode pada tiap barang akan sangat membantu Anda ketika melakukan penjualan barang. Sehingga Anda dan pelanggan tidak bingung ketika melakukan transaksi. Sebagai contoh, jika ada seorang pelanggan yang membeli baju dengan kode HJ berwarna hijau, maka Anda sebagai penjual akan secara langsung paham dengan apa yang ditanyakan dan dipesan oleh pelanggan.
5. Pisahkan Stok Baru dan juga Stok Lama
Mencampur aduk stok baru dan lama hanya akan membuat Anda bingung ketika Anda melakukan pencatatan dan pengecekkan stok barang. Ketika ada kedua barang ini, ada baiknya Anda memisahkan stok lama dan stok barang baru, agar Anda mudah menemukan berapa jumlah stok barang lama yang terjual dan belum terjual.
- Lakukan Pengecekan Sebelum Barang Disimpan
Langkah selanjutnya adalah memastikan bahwa Anda selalu melakukan pengecekan barang sebelum memasukkannya ke dalam rak barang, pengecekan ini bisa Anda lakukan sebelum pemberian kode. Agar Anda bisa mengetahui ada atau tidaknya barang yang dicatat dalam tumpukan stok barang Anda. Pengecekan ini juga bisa membantu Anda barang mana yang mengalami kecacatan, salah produksi, dan kesalahan lainnya sebelum Anda memutuskan untuk menyimpannya.
- Melakukan Pencatatan secara Rutin
Pencatatan persediaan secara rutin dilakukan setiap ada barang yang masuk, pindah tempat, dan barang keluar atau stock opname. Stock Opname merupakan proses berkala yang dilakukan untuk menghitung fisik barang dagangan dan persediaan yang sebenarnya dimiliki oleh sebuah bisnis, yang lalu kemudian hasilnya tersebut dibandingkan dengan jumlah yang ada di dalam catatan persediaan.
Anda juga bisa menggunakan sistem kasir online yang ditawarkan oleh incore untuk melakukan pencatatan persediaan secara rutin yang dapat diakses melalui link berikut indonesiacore.com. Melalui sistem Jurnal by Mekari, Anda akan mendapatkan laporan penjualan yang rutin, memahami tren penjualan, dan juga sistem yang dapat menyimpan semua data yang tersimpan aman di dalam cloud, sehingga dapat Anda akses kapanpun dan dimanapun selama adanya koneksi internet.
Meskipun tidak ada internet, Jurnal juga dapat diakses tanpa internet. Karena sistem ini secara otomatis akan mensinkronisasikan data-data Anda ketika sudah kembali terhubung dengan internet. Praktis dan mudah bukan? Nah itulah beberapa cara sederhana yang dapat Anda lakukan untuk mengelola stok barang di gudang milik Anda.
