Dalam bisnis, dikenal sistem manajemen persediaan (inventory) yang berfungsi untuk mengatur data persediaan stok barang. Karena itu, setiap pebisnis membutuhkan format dan contoh inventory barang sebagai panduan untuk menyusun laporan persediaan barangnya.
Dengan manajemen inventory yang baik, stok barang dagangan dapat terdata dengan akurat. Data tersebut kemudian dapat dimanfaatkan untuk menganalisis pola dalam stok dan penjualan, sekaligus memprediksi permintaan pasar di masa mendatang.
Proses keluar masuknya barang di dalam gudang kemudian dapat dikelola secara lebih baik. Dengan demikian, perusahaan juga dapat menghindari penimbunan stok berlebih untuk memaksimalkan proses penjualan sesuai kebutuhan bisnis.
Definisi dan Contoh Inventory Barang
Dalam Bahasa Indonesia, inventory adalah persediaan. Adapun inventory management atau manajemen inventaris merupakan suatu proses mencari, menyimpan, dan menjual barang persediaan, baik itu berupa bahan baku maupun produk jadi yang dilakukan secara sistematis.
Jadi, sistem inventory secara umum adalah aktivitas logistik dari suatu perusahaan yang berfokus pada sistem pengontrolan data persediaan barang. Tujuan penyimpanannya pun beragam, bisa dilakukan dalam rangka produksi maupun untuk dijual kembali.
Umumnya, di dalam pendataan inventory barang terdapat rincian nama, kode, serta stok barang tersebut. Terkadang, ada pula yang disertai dengan rincian harga pokok dan harga satuan. Agar lebih paham, berikut contoh format inventory barang secara sederhana:
Sumber: Dibuat menggunakan Ms.Excel
Daftar inventory barang bisa dibuat sendiri secara manual menggunakan aplikasi pengolah data seperti Excel. Tetapi saat ini, kebanyakan pebisnis mulai beralih menggunakan software akuntansi yang sudah memiliki fitur persediaan otomatis, sebab dianggap lebih memudahkan.
Manfaat Menerapkan Sistem Inventory
Sebelum Anda menerapkan sistem manajemen inventory barang berdasarkan contoh di atas, sebaiknya ketahui terlebih dahulu apa saja manfaatnya. Setidaknya ada lima manfaat utama yang bisa Anda peroleh, yaitu sebagai berikut:
-
Menjaga Stok Barang Produksi
Jika tujuan penyimpanan barang adalah sebagai bahan baku untuk proses produksi, maka pendataan barang melalui sistem manajemen inventory dapat membantu menjaga jumlah stok sesuai kebutuhan. Dengan demikian, perusahaan bisa memastikan bahwa stok barang untuk produksi masih mencukupi atau tidak.
-
Menjaga Stok Barang di Pasar
Khusus penyimpanan barang untuk didistribusikan di pasaran, maka manfaat sistem inventory adalah untuk menjaga ketersediaan barang dan menghindari overselling. Selain menghindari overselling produk, manajemen inventory juga dapat mencegah terjadinya kekurangan barang (out of stock).
-
Meningkatkan Pemasaran
Salah satu faktor yang menarik minat pelanggan untuk berinteraksi dan berbisnis bersama adalah kelengkapan barang yang disediakan. Apabila bisnis Anda mampu memberi suplai stok produk setiap saat sesuai kebutuhan, pemasaran sekaligus profit perusahaan akan lebih maksimal.
-
Meningkatkan Pelayanan
Saat melayani pelanggan, setidaknya ada tiga hal yang harus diutamakan, yaitu ketepatan, kecepatan, dan kepercayaan. Dengan menggunakan sistem manajemen inventory, Anda dapat mengelola persediaan stok barang sesuai pesanan dengan tepat dan cepat sehingga tingkat kepercayaan pelanggan ikut meningkat.
-
Mengontrol Persediaan
Dengan data yang terstruktur dan sistematis, Anda dapat mengontrol persediaan secara lebih terorganisir. Hanya dengan satu sistem terpusat, Anda dapat mengakses dan mengetahui stok setiap barang secara real time. Data tersebut kemudian bisa diolah lagi sesuai kebutuhan bisnis.
Jenis-Jenis Barang dalam Sistem Manajemen Inventory
Berdasarkan jenis produk yang disimpan, contoh inventory barang dapat diklasifikasikan menjadi beberapa kategori khusus. Mulai dari bahan baku hingga barang siap jual, berikut berbagai jenis barang yang dikelola dalam sistem manajemen inventory:
-
Bahan Baku atau Barang Mentah
Bahan baku atau barang mentah adalah persediaan barang yang dibutuhkan untuk proses produksi. Tanpa bahan baku, produksi akan terhambat sehingga perusahaan perlu memastikan stok bahan baku sesuai kebutuhan agar produksi berjalan lancar.
-
Barang Setengah Jadi (Dalam Proses)
Barang setengah jadi adalah barang yang sudah diproses, namun masih dibutuhkan untuk proses produksi lanjutan. Umumnya, barang setengah jadi akan kembali disalurkan untuk diteruskan menjadi barang jadi atau barang siap jual.
-
Barang Jadi
Setelah bahan baku dan barang setengah jadi melalui proses produksi secara keseluruhan, maka hasilnya adalah barang jadi yang siap untuk dipasarkan. Sebelum dipasarkan, stok barang jadi harus didata terlebih dahulu sesuai kondisi pasar.
-
Barang Suplai
Barang suplai merupakan barang jadi yang disimpan untuk memenuhi kebutuhan bisnis harian. Berbeda dengan barang inventory lainnya, barang suplai belum tentu disimpan untuk dijual kembali. Contoh persediaan atau supply di antaranya seperti alat tulis, kertas, amplop, dan kebutuhan lainnya.
-
Barang Siap Jual (Barang Dagangan)
Terakhir, ada barang siap jual atau yang dikenal sebagai barang dagangan. Biasanya, stok barang ini disimpan sebagai persediaan untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan pasar, atau sebagai cadangan untuk penjualan.
Teknik Manajemen Inventory
Dalam melakukan manajemen inventory, terdapat beberapa teknik atau metode khusus yang bisa Anda terapkan. Metode ini bisa dicoba untuk mengendalikan stok sesuai kebutuhan bisnis dan permintaan pasar. Berikut beberapa di antaranya:
-
Analisis Inventory ABC
Adalah teknik yang bertujuan mengidentifikasi sejumlah barang sesuai tingkat investasi atau nilai persediaannya. Teknik ini berguna untuk membantu Anda mengklasifikasikan barang berdasarkan total persediaan dengan pelabelan A, B, dan C, sesuai urutan nilai tertinggi sampai terendah.
-
JIT (Just In Time)
Metode JIT membantu Anda untuk menyimpan persediaan dalam jumlah banyak tanpa butuh gudang berukuran besar. Dengan sistem ini, pebisnis hanya perlu membeli barang saat dibutuhkan saja (just in time) sehingga stok bisa disesuaikan dengan kebutuhan pasar.
-
EOQ (Economic Order Quantity)
Metode EOQ adalah teknik manajemen inventory dengan cara membeli stok barang sesuai dengan jumlah pesanan (order quantity). Dengan metode ini, biaya stok yang dikeluarkan menjadi lebih efisien sebab penumpukan stok barang berlebih bisa dihindari.
-
MRP (Material Requirement Planning)
Terakhir, ada metode MRP yang bermanfaat untuk menghitung rincian jumlah kebutuhan barang produksi, contohnya seperti barang mentah, bahan baku, atau komponen lainnya. Jadi, MRP adalah sistem yang cocok digunakan untuk jenis bisnis manufaktur.
Tips Mengelola Inventory Barang
Melakukan pendataan stok barang memang tidak mudah, dibutuhkan ketelitian agar tidak ada stok yang terlewat dari proses perhitungan. Apabila bisnis Anda melibatkan penjualan barang dalam jumlah besar, berikut ini beberapa tips mudah untuk mengelola inventory:
-
Menata Barang Sesuai Kategori
Pertama, Anda bisa menata barang sesuai kategori tertentu, misalnya berdasarkan jenis barang atau peruntukannya. Dengan membuat kategorisasi barang sesuai jenis atau peruntukan, manajemen stok akan menjadi lebih mudah.
Misal, Anda bisa mengklasifikasikan penataan barang menurut tipe produk seperti bahan makanan, kosmetik, alat tulis, dan lain sebagainya. Contoh lain, Anda bisa menata barang sesuai kategori khusus seperti tingkat perputaran stok, lama waktu simpan, harga produk, dan lain-lain.
-
Memberi Nama dan Kode Barang
Setelah ditata sesuai kategori, Anda juga perlu memberi label yang disematkan nama dan kode produk untuk mempermudah pencarian dan pendataan barang. Nama barang bisa dituliskan sesuai jenis atau deskripsi produknya, sedangkan kode barang bisa dibuat secara khusus, biasanya terdiri atas kode huruf dan angka.
-
Lacak Informasi Barang Secara Detail
Selain diberi nama dan kode barang, Anda juga wajib mencatat informasi detail dari produk tersebut. Misalnya seperti SKU (Stock Keeping Unit), data barcode, supplier, negara asal (jika merupakan produk impor), nomor lot, hingga harga barang.
-
Membuat Pencatatan
Tips selanjutnya, Anda perlu membuat pencatatan secara rapi dan jelas. Sebaiknya, buat pencatatan harian atau mingguan menggunakan kartu stok atau buku stok barang untuk mengontrol inventory di lapangan secara jelas sebelum diinput ke data sistem.
-
Lakukan Audit secara Berkala
Manajemen inventory adalah suatu sistem yang kompleks, sebab melibatkan para staf petugas gudang hingga supervisor. Agar penyimpanan selalu terkontrol, sebaiknya lakukan audit secara berkala, baik itu secara bulanan, mingguan, bahkan harian.
Beberapa perusahaan juga ada yang menerapkan sistem pemeriksaan mendadak pada stok khusus, misalnya produk yang tingkat permintaan pasarnya tinggi. Dengan melakukan audit, proses manajemen inventory dapat dievaluasi secara berkala.
-
Analisis Performa Supplier
Salah satu faktor yang mempengaruhi penyimpanan barang adalah performa supplier atau pemasok. Untuk menyesuaikan stok sesuai kebutuhan, sebaiknya analisis bagaimana performa pemasok dalam mengirimkan barang. Misalnya, kapan biasanya mereka mengirim barang, dan bagaimana konsistensi pengiriman barangnya.
-
Lakukan Restock Mandiri
Biasanya, beberapa supplier barang sebagai vendor akan menyediakan layanan restock untuk mengisi ulang stok Anda yang sudah berkurang. Namun, sebaiknya lakukan pula kegiatan restock mandiri dengan cara memesan ulang semua barang secara manual sesuai kebutuhan dan kondisi pasar.
Selain menerapkan contoh inventory barang, sistem pembayaran juga merupakan salah satu faktor penting yang harus dipertimbangkan saat berbisnis. Saat ini, sistem pembayaran sudah berkembang dengan adanya payment gateway, salah satunya melalui Faspay. Faspay menyediakan 50+ pilihan channel pembayaran untuk memudahkan pembayaran online pelanggan.
Sumber : faspay.co.id
