Inventory management adalah bagian penting yang membuat bisnis anda mendapatkan profit. Tapi, sayangnya banyak bisnis kecil ngga mempraktikkan manajemen yang baik dan efektif terkait dengan barang atau produk yang mereka jual.

Beberapa bisnis punya inventory yang terlalu sedikit. Mereka ngga bisa memenuhi harapan customer dengan memastikan produk mereka selalu tersedia.

Hal ini seringkali membuat customer pergi. Kadang mereka beralih ke bisnis lain, yaitu kompetitor Anda. Dan itu bisa berarti untuk seterusnya. Ya, Anda kehilangan customer Anda.

Di sisi lain, banyak juga bisnis yang melakukan hal sebaliknya. Mereka menimbun barang berlebihan dengan alasan “untuk berjaga-jaga”.

Betul, Anda akan selalu punya barang yang dicari customer Anda. Tapi, cara ini juga punya risiko. Anda akan mengeluarkan uang berlebihan dari bisnis Anda yang terikat dalam bentuk inventory. Tentu saja itu akan berpengaruh pada cash flow bisnis Anda.

Kelebihan inventory ngga cuma mengikat cash flow Anda yang berharga, tapi juga lebih mahal untuk disimpan dan dilacak.

Nah, inventory management yang efektif itu, terletak di antara dua sisi ekstrem ini.

Meskipun butuh lebih banyak pekerjaan dan perencanaan supaya bisa mencapai proses manajemen yang efisien, tapi keuntungan Anda akan tercermin dalam usaha Anda.

Jenis inventory

Sebelum Anda bisa menjalankan inventory management yang efektif, Anda harus paham dulu dengan tepat, apa yang termasuk dalam inventory.

Ini adalah beberapa dari banyak jenis inventory:

• Bahan mentah, atau bahan yang Anda gunakan untuk memproduksi produk Anda.
• Produk yang belum selesai (unfinished products), ini adalah produk work-in-process yang belum siap untuk dijual.
• Produk jadi (finished products), yang biasanya Anda simpan di gudang sampai dijual atau dikirim.
• Barang dalam perjalanan (in-transit goods), yang ngga lagi berada di gudang dan sedang dalam proses pengangkutan ke tujuan akhir.
• Cycle inventory, atau produk yang dikirim ke bisnis Anda dari supplier atau produsen, kemudian segera dijual ke customer.
• Anticipation inventory, atau kelebihan produk yang Anda simpan untuk mengantisipasi lonjakan penjualan.
• Decoupling inventory, yaitu suku cadang, inventory, atau produk yang Anda sisihkan untuk mengantisipasi perlambatan atau penghentian produksi.
• Barang MRO, yang merupakan singkatan dari Maintenance (pemeliharaan), Repair (perbaikan), dan Operating supplies,dan mendukung proses produksi.
• Inventory penyangga (buffer inventory), atau inventory pengaman (safety stock), yang berfungsi sebagai bantalan kalau terjadi masalah yang ngga Anda duga atau membutuhkan lebih banyak inventory.

Daftar di atas bisa membantu untuk mengurutkan inventory Anda. Jadi, Anda tahu item mana saja yang termasuk dalam kategori yang sama. Dan kemudian, Anda bisa mengelolanya.

Tips untuk mengelola inventory

Sekarang, ayo kita lihat 10 tips penting yang bisa Anda gunakan untuk mengelola inventory Anda secara efektif, yang pastinya bisa meningkatkan profitabilitas dan cash flow management Anda.

Buat prioritas pada inventory Anda

Mengelompokkan inventory Anda ke dalam beberapa kategori bisa membantu Anda memahami item mana yang perlu Anda pesan lebih banyak dan lebih sering. Juga, item mana yang penting bagi bisnis Anda, tapi mungkin lebih mahal dan bergerak lebih lambat.

Para ahli biasanya akan menyarankan untuk mengelompokkan inventory Anda ke dalam grup A, B, dan C.

Item dalam grup A adalah item dengan nilai inventory lebih tinggi, yang Anda butuhkan lebih sedikit.

Barang-barang dalam kategori C adalah barang-barang berbiaya rendah dan cepat habis.

Kelompok B berada di antara kategori A dan C. Itu adalah barang-barang yang punya harga sedang dan bergerak lebih lambat daripada barang-barang C, tapi lebih cepat daripada barang-barang A.

Lacak semua informasi produk

Pastikan Anda menyimpan catatan informasi produk untuk item dalam inventory Anda.

Informasi ini harus mencakup SKU, data barcode, supplier, negara asal, dan nomor lot.

Anda juga bisa mempertimbangkan untuk melacak biaya setiap item dari waktu ke waktu. Jadi, Anda tahu faktor-faktor apa yang bisa mengubah biaya, seperti kelangkaan dan musim, misalnya.

Audit inventory Anda

Beberapa bisnis melakukan penghitungan komprehensif inventory setahun sekali.

Yang lain melakukan penghitungan inventory bulanan, mingguan, atau bahkan harian, untuk barang-barang yang bernilai bagi mereka.

Banyak yang melakukan semua hal tersebut.

Terlepas dari seberapa sering Anda melakukannya, pastikan Anda menghitung inventory Anda secara fisik dengan teratur, untuk memastikannya sesuai dengan apa yang Anda pikir Anda miliki.

Menganalisis kinerja supplier

Supplier yang ngga bisa diandalkan bisa menyebabkan masalah pada inventory Anda.

Kalau Anda punya supplier yang biasanya terlambat dalam pengiriman, atau sering kekurangan dari sisi jumlah barang yang dikirim, inilah saatnya untuk Anda mengambil tindakan.

Diskusikan hal itu dengan supplier Anda dan cari tahu apa masalahnya.

Bersiaplah untuk mengganti supplier, atau Anda akan berurusan dengan tingkat stok yang ngga pasti dan kemungkinan kehabisan inventory sebagai akibatnya.

Terapkan aturan inventory 80/20

Sebagai aturan umum, 80% keuntungan Anda berasal dari 20% stok Anda.

Nah, Anda harus memprioritaskan pengelolaan inventory untuk 20% item ini.

Anda harus paham life cycle penjualan lengkap dari barang-barang ini, termasuk berapa banyak yang sudah Anda jual dalam seminggu atau sebulan, dan memantaunya dengan cermat.

Ini adalah barang-barang yang menghasilkan uang paling banyak untuk Anda. Jadi, jangan sampai Anda gagal dalam mengelolanya.